Használattal kapcsolatos kérdések 

Csokorba szedtük a leggyakoribb használattal kapcsolatos kérdéseket és válaszokat, hogy a lehető leghamarabb választ kaphasson a kérdéseire A Számlázó Programmal kapcsolatban.

A Számlázó Program 5-ben egyszerűen meg tudja változtatni a kiállított számla fejlécét:
(Ha Ön tudja azt, hogy nem fog a 2012-es évre visszamenőleg számlát kiállítani akkor a következő módon tudja megváltoztatni számlájának a képét)

 

  1. A rendszer menüpont alatt a beállításokat kiválasztva a menüből válassza ki a számlázási adatok fület a bal oldalon.
  2. A számla képek szerkesztése alatti legördülő menüből válassza ki az Ön cége álltal használt számla formáját (alapesetben szamla_huf-huf) majd kattintson a kiválasztott nyomtatási kép szerkesztése nyomógombra.

    1 - szamla huf-huf

  3. Ezt követően betöltődik a Számlázó Program nyomtatási képének szerkesztője.
  4. A fejlécben nagy betükkel láthatja a következő szöveget: IIF(InvoiceHeader.statusz=...... erre kettőt kattintva megnyílik ennek az elemnek a szerkesztő felülete ("Report expression ablak" )

    2 - invoiceheader

  5. Az expression utáni szövegdobozba a következő szöveget találhatjuk: IIF(InvoiceHeader.statusz="4","HELYESBíTŐ ",IIF(InvoiceHeader.statusz="2","SZTORNÓ ",""))+"SZÁMLA"
    A szöveg végén megtalálhatjuk idézőjelek között a SZÁMLA kifejezést ami a fejlécben megjelenik. Ezt írjuk át a kívánt módon, vagyis "SZÁMLA (KISADÓZÓ)" kifejezéssel cseréljük ki
  6. És befejezésül kattintsunk az "OK" gombra az ablak bezárásához, majd mentsük el a változtatásokat a főmenüben, bal oldalon fenn a "File" -> "Save" opcióval.
  7. Ezt követően a Számlázó Programmal kiállított számláinkon már ez a SZÁMLA (KISADÓZÓ) felirat fog megjelenni.

Abban az esetben, ha Ön szeretne még a múlt évre vonatkozó számlát kiállítani és nem szeretné, hogy a KISADÓZÓ szöveg megjelenjen a számlán több megoldás közül választhat.

(Abban az esetben, ha nem külön szöveget szeretnénk a számlára rávinni, hanem a SZÁMLA feliratot szeretnénk úgy beállítani, hogy dátumtól függően rajta legyen a KISADÓZÓ szöveg vagy ne.)

  • Az előző leírást az 5. pontig kövessük!
  • A végén lévő "SZÁMLA" helyére a következő szöveget illesszük be: IIF(invoiceheader.kelt>CTOD("2013.01.01"), "SZÁMLA (KISADÓZÓ)", "SZÁMLA")
    Ebben az esetben a következőképpen fog kinézni a szöveg a fejlécben:
    IIF(InvoiceHeader.statusz="4","HELYESBíTŐ ",IIF(InvoiceHeader.statusz="2","SZTORNÓ ",""))
    +IIF(invoiceheader.kelt>CTOD("2013.01.01"), "SZÁMLA (KISADÓZÓ)", "SZÁMLA")
  • És befejezésül kattintsunk az "OK" gombokra az ablak bezárásához, majd mentsük el a változtatásokat a főmenüben, bal oldalon fenn a "File" -> "Save" opcióval.
  • Ezt követően a Számlázó Programmal kiállított számláinkon a fejlécben ha 2012-s dátumú vagy korábbi akkor SZÁMLAfelirat fog megjelenni, ha 2013-s akkor SZÁMLA (KISADÓZÓ).

Abban az esetben, ha viszont külön szöveget szeretnénk a számlára rávinni akkor a következő a teendőnk:

 

  • Az első leírást az 3. pontig kövessük!
  • A bal oldali kis menüből válasszuk ki a "Label" vagyis cimke ikont (egy nyomtatott A betű szimbolizálja), majd tegyük a KISADÓZÓ szöveget oda ahol szeretnénk, hogy a számlán megjelenjen.

    5 - logo label

  • Ezt követően kattintsunk kettőt a már meglévő szövegünkre, melynek következtében előjön a szöveghez tartozó beállítás menüpont (Text ablak)
  • Az ablakon belül, a szövegdoboz mellett kattintsunk a "Print When..." gombra

    6 - kisadozo text

  • Az újonnan felnyíló ablakban jelöljük be a "Print repeated values" opciót "Yes"-re
  • Majd a "Print only when expression is true:" alatti szövegdobozba a következő szöveget írjuk be:
    IIF(invoiceheader.kelt>CTOD("2013.01.01"),.t.,.f.)

    7 - kisadozo print when

  • És befejezésül kattintsunk az "OK" gombokra az ablakok bezárásához, majd mentsük el a változtatásokat a főmenüben, bal oldalon fenn a "File" -> "Save" opcióval.
  • Eredményül a Számlázó Programmal kiállított számláinkon az adott KISADÓZÓ felirat akkor fog megjelenni, ha a dátum 2013.01.01 vagy későbbi.

Az évváltás művelete már évek óta nem változott a számlázó programban, bár a fejlesztések során belekerültek könnyítések, melyek segítségével egyszerűsödtek és felgyorsultak a folyamatok, a hibázás lehetősége pedig továbbb csökkent.

A Számlázó Program a következő folyamatokat figyeli:

  • Egyszerre csak két év lehet nyitva. Ha meg van még nyitva a 2011 és a 2012, akkor nem tud 2013-as évet nyitni. Előbb a 2011-et le kell zárni.
  • Minimum egy évnek nyitva kell lennie. Tehát ha le akarja zárni a 2011-es évet, akkor előbb meg kell nyitni a 2013-at.
  • Ha még nem készült számla a 2013-as évre, akkor el lehet távolítani a nyitott évet. Vagy ha véletlenül megnyitná a 2014-et, akkor azt is eltávolíthatja. Mindezt egészen addig, míg az adott évre nem ment el egyetlen számlát sem.
  • Ha több év van nyitva a számla programban, akkor új számla készítés előtt ki kell választani, hogy melyik évre szeretné a számlát kiállítani.

Az évnyitás menete:

  1. A Rendszer - Beállítások - Évkezelés menüpontot választva

    1 - vvlts

  2. Kattintson az Új év gombra!
    A Számlázó program felteszi a biztonsági kérdést, hogy biztosan meg szeretné-e nyitni a 2013-es évet.
  3. Ha azt szeretné hogy a sorszámok ne 00001/2013-tól kezdődjenek, akkor megadhat más kezdő sorszámot is.
    Figyeljen arra, hogy mindig eggyel kisebb sorszámot adjon meg, mint amennyitől a számozást kezdeni szeretné! Például: ha 02000/2013-es sorszámmal szeretné kezdeni a számozást, akkor a 1999-et kell beírnia.

A 2012-es év lezárása:

(Az előző évet akkor érdemes lezárni, ha már biztosan nem készít számlát (beleértve sztornó ás a helyesbítő számlát is) arra az évre. Ezt általában a mérlegkészítés időpontjáig szokták a cégek megtenni.)

  1. A Rendszer - Beállítások - Évkezelés menüpontot választva
  2. Válassza ki a lezárni kívánt évet, majd kattintson az Év zárása gombra!
  3. Hagyja jóvá a biztonsági kérdést!

Semmi más tennivaló nincs, minthogy a Számlázó Program - Rendszer menüpontjában a szállító adatainál a változásokat beírni a régiek helyérei. Új számla kiállítása esetén már a módosított adatok fognak a számlán megjelenni.

 

1 -  szállító adatai2

 

Rendszerünk a Számlázó Programhoz szükséges használatbavételi és az aktivizációs kódot a megrendelésen szereplő névhez generálja le. Ezért van szükség már a megrendelésnél a cégnév megadására és a különböző karakterek pontosságára (kis-, nagybetű, pont, kötőjel stb.). Viszont természetesen van arra mód, hogy a Számlázó Programban megváltoztassuk cégünk nevét. Ehhez viszont új kódokra lesz szükségünk, melyet egy új megrendelés kitöltésével tudunk elérni.

A teendő tehát az, hogy az új cégnévvel kitölt egy megrendelőlapot majd a megjegyzésben feltünteti, hogy névváltoztatás illetve a korábbi megrendelésben szereplő cég nevét, megrendelőjét. Ezzel mi be tudjuk azonosítani, hogy a korábbi megrendelés valós-e, kiegyenlítésre került-e már a számla. Ezt követően mi kiküldjük Önöknek az új névhez tartozó használatbavételi illetve aktivizációs kódokat. A cégnév változtatás természetesen díjmentes.

Miután Ön megkapta a kódot, a Számlázó Program - Rendszer menüponton belül a Beállítások - Szállító adatai fülön találja meg a korábbi adatokat. A legfelső sorban a cégnevet. Ezt változtassa meg a megrendelésben szereplő névre, majd kattintson a Bezárás gombra.

 

1 -  szállító adatai2

(Ekkor a program rákérdezheti, hogy szeretné-e elmenteni a változtatásokat, válaszoljuk, hogy IGEN.)

Ezután egy biztonsági figyelmeztetés ugrik fel, hogy Ön megváltoztatta a cég nevét és a számlázó program megkérdezi, visszaállítsa-e a korábbi adatokat. Válaszoljuk azt, hogy NEM.

 

2 -  szállító adatai

 

Ezt követően a program lehetőséget ad az új aktivizációs kód beírására, melyet mi elküldtünk Önöknek az új megrendelés után.

 

3 -  szállító adatai

 

Az ügyfél adatainak megváltoztatása a következőképpen történik. Új számla felvitelénél módosítsa a kívánt adatokat a vevőnél, majd a számlakiálltás után ezeket az adatokat a program eltárolja. Viszont így benne lesz a partnerlistában az az ügyfélrekord is ami a korábbi adatokat tartalmazza. Ezt a Számlázó Program - Rendszer menüpontjában alul található Adatkarbantartás felnyíló menük közül a Partnertörzs-n belül kell eltávolítanunk.

 

1 - vevő adatok

 

2 - vevő adatok

 

Ebben a listában szerepel minden elmentésre került partneradat. Keressük ki az ügyfelünket - melynek változtak az adatai - és a régi adatokkal rendelkező rekordot vegyük ki az aktív listából. Ezt a sor elején található pipa kivételével tudjuk megtenni. Ezt követően kattintsunk az Alkalmaz gombra. A partner adatai a partnertörzs listájában megmaradnak, csak új számla készítésénél nem ajánlja fel nekünk mint lehetőség. Így esetlegesen később visszaolvashatjuk a régi adatokat, visszaállíthatjuk azokat aktívvá (a pipa visszatételével).

A Számlázó Programban a korábban kiállított számlákon a vevő adatait nem tudjuk megváltoztatni. Ebben az esetben stornózni kell a számlát majd az új adatokkal újra kiállítani.

A Számlázó Program 5 különlegessége abban rejlik, hogy a számlaképet gyorsan és könnyedén egyedivé tehetjük.

A logó felhelyezéséhez a következő lépéseket kövessük:

A program mappájába egyszerűen másoljuk be a logonkat a következő kiterjesztéssel: logo.bmp
Ebben az esetben a program automatikusan beolvassa a következő indításkor a logo-t és elhelyezi a program nyitóoldalának jobb alsó sarkán illetve a számla bal felső sarkában.
FONTOS! Ez a művelet akkor működik megfelelően ha a bemásolt képfájl négyzet alakú. Ha további változtatásokat szeretnénk a logóval kapcsolatban az alábbi leírás segítséget nyújt ebben.

Ha viszont magunk szeretnénk elhelyezni illetve szerkeszteni logónkat, akkor a következő lépéseket kövessük.

 

  • A Számlázó Program - Rendszer menüpont alatt a beállításokat kiválasztva a menüből válassza ki a számlázási adatok fület a bal oldalon.
  • A számla képek szerkesztése alatti legördülő menüből válassza ki az Ön cége álltal használt számla formáját (alapesetben szamla_huf-huf, devizás számla esetén szamla_huf-eur) majd kattintson a kiválasztott nyomtatási kép szerkesztése nyomógombra.

1 - szamla huf-huf

 

  • Ezt követően betöltődik a számlák nyomtatási képének szerkesztője, majd a következő képet láthatjuk

logo2

  • Kattintsunk kettőt a pirossal bekeretezett elemre (átlósan áthúzott szürke téglalap).
  • Ekkor megkapjuk a számlán megjelenő kép (logó) beállításának ablakat (Report Pictures ablak).

4 - logo report picture

  • A File-nál megadhatjuk a beillesztendő kép elérhetőségét ha a fehér box utáni 3 ponttal szimbolizált tallózó gombra kattintunk. (Figyelem! Ha a program újratelepítésére/áttelepítésére kerül sor, a logó képét újra be kell majd állítanunk, hisz a kép elérhetőségének útvonala változik/változhat.)
  • Ha kiválasztottuk a logónkat a következő opciók közül választhatunk: (If picture and frame are different size ~ Ha a kép és a keret eltérő méretű)
    • Clip picture ~ Kép levágása. Ebben az esetben a beillesztett kép méretétől (és felbontásától) függően csak azt a részt láthatjuk, mely a kerettel azonos nagyságú. A levágás a bal felső saroktól indul.
    • Scale picture, retain shape ~ Skála kép, alak megtartása. Ilyenkor a program megtartja a beillesztett kép alakját illetve a keret nagyságához mérten árméretezi (lekicsinyíti vagy felnagyítja) azt. (Alapértelmezetten beállítva)
    • Scale picture, fill the frame ~ Skála kép, alakítás a kerethez. Ebben az esetben a keret mérete a mérvadó és a beillesztett képet úgy alakítja, hogy az teljesen kitöltse a keretet. (Figyelem! Sokszor a keret és a kép arányai (függőleges-vízszintes paraméterek) nem egyeznek és ezt a funkciót választva a kép torzulhat!)
  • Ha beállítottunk logónkat és bezártuk az ablakot az "Ok" gombbal, akkor már csak a számlán kell elhelyeznünk oda, ahol látni szeretnénk később. (Az elemet kijelölve - egy kattintás - ezt egyszerűen megoldhatjuk a gomb nyomvatartásával és az elem ezáltali mozgatásával)
  • A logó méretét az elem kijelölése után a sarkokban illetve az oldalak felezőpontjánál található kis pontokrakattintva és az egér nyomvatartásával húzva tudjuk beállítani. (Figyelem! Ha az alapértelmezett beállítást használjuk (vagyis a kép alakját megtartva tölti ki a keretet) akkor az átméretezésnél ha nem megfelelően húzzuk az elemet nagyobbra vagy kisebbre, akkor a kép nem kerül átméretezésre "visszaugrik".)
  • És befejezésül mentsük el a változtatásokat a főmenüben, bal oldalon fenn a "File" -> "Save" opcióval.

Eredményül a Számlázó Programmal kiállított minden számlánkon meg fog jelenni a beillesztett és elhelyezett logo.

A Számlázó Programban meglehetősen egyszerűen tudjuk saját magunk alakítani a számláink kinézetét. A szövegek formátumát a következő módon állíthatjuk be:

  • A nyomtatási kép szerkesztőben ( Számlázó Program - Rendszer -> Beállítások -> Számlázási adatok -> Számla kép szerkesztése (alapértelmezetten szamla_huf-huf)

    1 - szamla huf-huf
    úgy valósíthatjuk meg a szöveg formátumának változtatását, hogy az adott szöveg kijelölése után a felső menüben a Format lenyíló menüre kattintunk, majd kiválasztjuk a Font opciót.

    2 - szöveg formátuma

  • Itt egy sokak által ismerős ablak nyílik meg, ahol beállítható a betűtípus, a betűstílus (félkövér, dőlt...), betűméret és a betű színe.
    Ezen kívül a Format menüpontban megtalálhatjuk szintén a betű színének beállítását (foreground color) illetve a szöveg igazátásnak beállítását (text alignment).

    3 - szöveg formátuma
    Utóbbiban meghatározhatjuk, hogy a szöveg melyik oldalra legyen igazítva (left - balra, center - középre, right - jobbra) illetve, hogy a sorok között milyen sorközt hagyjon a program (single space - szimpla sorköz, 1 1/2 space - másfeles sorköz, double space - dupla sorköz).

  • Ebben az esetben ki kell kapcsolni a formázás nélküli gyorsnyomtatás funkciót. Ezt a következő módon tehetjük meg:
    Számlázó Program - Rendszer -> Beállítások -> Rendszerbeállítások ->ezen belül az Opciók között található egy "Formázás nélküli gyors számlanyomtatás" funkció mely alaphelyzetben Igen-re van állítva. Ezt állítsuk át Nem-re. Ezt követően a számlák nyomtatása lassabb lesz és bizonyos esetekben lehetséges, hogy a számla képe nem lesz megfelelő.

    4 - szöveg formátuma

 

A Számlázó Program 5 áttelepítése másik gépre, vagy újratelepítéskor a következő lépéseket kell végrehajtani:

  • Adatok lementése a régi gépről. Alapértelmezetten a C:\szamlazo5 (C:\Program Files\Dolphin Invoice - ha régi verziót használ) útvonalon található a program, de ettől eltérő is lehet. A számla program könyvtárának teljes tartalmát kell lementeni. (ha volt szerkesztve a nyomtatási kép, el kell menteni a logo-t vagy képet is)
    A legegyszerűbben úgy találja meg a program könyvtárát (ha Windows XP van a gépen), ha az indító parancsikonra jobb egérgombbal kattint, majd a megjelenő menüből kiválasztja a tulajdonságok menüpontot. A megjelenő ablakban pedig a cél keresése nyomógombra kattint. Ekkor megnyílik az a könyvtár, melyben a program és összes összetevője található.
  • Futtató környezet feltelepítése az új számítógépre, vagy a számítógép újratelepítése után.
    A futtató környezetet letöltéséhez kattintson ide: http://www.a-szamlazo-program.com/files/VFP8RunTime.exe

  • A lementett könyvtár bemásolása az újonnan telepített gépre C:\szamlazo5 elérési útvonalra
  • A visszamásolt könyvtárból a szamlazo.exe (dolphininvoice.exe) parancsikonjának elhelyezése az Asztalon (jobb egérgomb - Küldés - Asztal (parancsikon elhelyezése) menüpont)
Ha mindezt végrehajtotta, akkor a programban benne lesz az összes eddig elkészített számla és ott folytathatja a számlázást, ahol azt a másik gépen abbahagyta.

A Számlázó Program 5-ben az áfakulcsok megváltoztatása meglehetősen egyszerű, de beállításáról egy
bemutatót is készítettünk Önöknek.

.

 

Röviden a lépések:

  • Indítsa el a Számlázó Programot
  • Válassza a Rendszer/Beálítások menüpontot
  • Kattintson a megjelenő ablakban a bal oldali listában a Rendszer beállítás funkcióra és ellenőrizze a jobb oldali listában a "Használható áfakulcsok vesszővel elválasztva" sorban. hogy van e benne 27 %-os ÁFA. Ha nem szerepel, akkor a sorban, vesszővel elválasztvan adja meg, majd kattintson az Alkalmaz nyomógombra

Ha a megadott áfakulkcsot alapértelmezettnek is szeretné beállítani:

  • Kattintson a bal oldali listában a Számlázási adatok funkcióra
  • Állítsa be az áfakulcshoz a 27 -et, hogy ez legyen az alapértelmezett áfakulcs.
  • Kattintson az alkalmaz nyomógombra

Ezzel kész is a beállítás, bezárhatja a beállítás ablakot.

"Egyszerű, könnyen kezelhető és érthető számlázó program, ami a szükséges törvényi előírásoknak megfelel. Én ezzel indultam el, és azóta is használom..."

– K.Gy.

Induljon a letöltés!