Számlázó Program - Súgó

Az alábbi weboldalon minden szükséges információt megtalál ami a Számlázó Program NAV-hoz való bejelentéséhez szükséges.

 

A Beállítások menüpontot elsőként az Év kezelés fül tartalma jelenik meg. Itt nyílik lehetőség új év megnyitására, valamint év zárásra is. Ebben a verzióban lehetőség van Nyitott évet eltávolítani, abban az esetben, ha még nem készült számla. Másik fontos újdonság, hogy a már lezárt évet újra megnyithatjuk, ha egynél több év nincs megnyitva. (Egy évnek mindig nyitva kell hogy legyen, és két évnél több nem lehet nyitva.)

 

Az ablakon található gombok és funkciók:

Új év: A gombra kattintva új évet lehet megnyitni. Egyszerre, csak két év lehet nyitva.

Év zárása: A gombra kattintva egy már nyitott évet lehet bezárni.

Ha még nem vitt fel számlát a rendszerbe, akkor beállíthatja, hogy mely számlaszám legyen a kezdő érték. Mindig eggyel kisebbet kell megadni, tehát, ha azt szeretné, hogy a sorszámozás 00010-től kezdődjön, akkor 00009-et kell megadnia.

Ha két év nyitva, és az utoljára megnyitott évben még nem készültek számlák, akkor ennek a Nyitott év eltávolítása után, az előtte lezárt év újra meg lehet nyitni.

pl.: Ha két nyitott évünk van: 2005 és 2006, a 2005-öt lezárjuk, majd megnyitjuk a 2007-et (mivel egyszerre 2 év lehet nyitva) de még egyik nyitott évben sem állítottunk ki számlát, akkor a 2007-es nyitott év eltávolítása után a 2005-ös év újra megnyitható. De ha 2006-ban már állítottunk ki számlát, akkor a 2005-ös év már nem nyitható meg. Ezzel a funkcióval megszűnt az a hibaehetőség, hogy egy évet valaki véletlenül megnyit és nem tudja lezárni. Az ebből származó hibák megszűntek.

 

Alapértelmezett fizetési mód állítható be. A devizás számlán a fizetés módja két nyelven jelenjen meg, azt tudjuk javasolni, hogy a számla készítésénél első alkalommal a fizetés módjához írja be, hogy Átut./Bank trans. (azét kell rövidíteni, mert több karakter nem fér el a mezőben), ezt a program megjegyzi, és ha elmentettük a számlát, akkor a Rendszer menüpontban a Beállítások almenüpontban a Számlázási adatokra kattintva kiválaszthatjuk ugyanezt a fizetési formát, de alapértelmezetten csak egyfajta fizetési mód állítható be a számlán és a devizás számlán is egyszerre. Ugyanígy megadhatjuk a készpénz/cash fizetési formát egy újabb számla elkészítésekor. El kell dönteni, hogy várhatóan milyen számlákat fognak többségében kiállítani, és arra kell beállítani az alapértelmezett fizetési módot.

 

Alapértelmezett mennyiségi egység állítható be. Pl.: darab, db, kg, raklap...stb.

 

Itt állítható be, hogy a számla hány példányban legyen kinyomtatva. Előfordulhat hogy adatsérülés történik, és az adatmentés óta történtek számla rögzítések, akkor azokat a számlákat utólag kell felvinni, viszont mivel ezek a számlák mi ki voltak nyomatva valamennyi példányban, ezért lehetőség van 0 példányszámos nyomatásra. Így nem keletkeznek fölösleges számlák. Fontos figyelni arra, hogy az további számlák kiállításánál ne hagyjuk véletlenül sem 0 példányszámon.

 

Alapértelmezett fizetési határidő napokban megadva.

 

Alapértelmezett ÁFA kulcs új számlatétel esetén.

Az itt beírt ÁFA kulcs fog szerepelni minden új számlán, melyet később megváltoztathatunk.

Számla kiállításakor jobb egérgombbal kattintunk az ÁFA mezőjére akkor választhatunk a már felhasznált ÁFA kulcsok közül is, vagy egyszerűen kitöröljük a benne szereplő kulcsot és beírjuk az új ÁFA kulcsot.

 

A számla nyomtatási formátuma módosítható.

Devizás számlakép szerkesztés: Devizás számla készítése esetén ezt a nyomtatási képet fogja alkalmazni a program. Ez a számlakép kétnyelvű.

Számla szerkesztés: Ebben a menüpontban a magyar nyelvű nyomtatási kép szerkeszthető.

 

Megadhatóak a számlára kerülő szállító címadatok. Saját adatait állíthatja be. Ezek az adatok fognak a számlán, mint szállító adatok megjelenni.

A cég neve nem módosítható!

 

Szállító címe: a címadatok vihetők fel.

Pl.:1243 Budapest,

Fő utca 956.

Adószám

Bankszámlaszám

(maximum 250 karakter írható be)

 

Ezen a képernyőn adhatja meg a rendszer működéséhez szükséges alapadatokat. Itt állíthatók be a színek, vagy hogy az indító képernyő megjelenjen-e a program indításakor. A háttérkép is eltávolítható. A tizedes jegyek beállíthatók. A Rendszer menüpontban történt változtatásokat el kell menteni ha meg szeretnénk tartani. Amennyiben nem szeretnénk változtatni, akkor kattintsunk a Bezárás gombra és ne mentsük el a változásokat, ha rákérdez. (kivéve az Év kezelés; az itt történt módosítások rögzülnek)

 

A programban alapból be van állítva egy háttérkép, melyet ki lehet kapcsolni. Ha duplán kattintunk a mező melletti Igen-re akkor Nem-re vált. Egyedivé is teheti a programot. Ennek módja:

 

- Válassza ki a megfelelő *.jpg kiterjesztésű képet és másolja a program gyökérkönyvtárába (Számlázó Program 3.*)

- Az itt található hatter.jgp -t át kell nevezni (jobb egérgomb; Átnevezés menüpont)

- A bemásolt kiválasztott képet nevezzük át hatter.jpg-re.

- A programban engedélyezzük a háttér megjelenését (ha korábban kikapcsoltuk).

Ezentúl ezt a háttérképet fogja használni a program.

 

Amennyiben a számla készítésekor a mennyiség megadásakor a nyomtatási képen nem az az összeg látszik, mint amit beírtunk, akkor az azért lehetséges mert, a nyomtatási képen nincs elegendo hely a számlaképen. Erre az egyik megoldás, hogy itt, a Mennyiség megjelenésének formátuma menüpontban a tizedes jegyet arrébb állítjuk. Alapból: 9 999 999.999

Változtassuk meg: 99 999 999.99

De akár az összes tizedes jegyet leszedhetjük.

Ugyanígy változtathatjuk a többi egységnél is.

 

Az itt felsorolt és vesszovel elválasztott ÁFA típusokat lehet majd kiválasztani a számla készítésekor és ha alapértelmezett ÁFA kulcsot szeretnénk megadni.

 

Ha egy számlával több szállítólevél tételeit szeretnénk kiszámlázni, akkor lehetoség van hogy az azonos tételek összegét összeadja.

 

A gyors rögzítés érdekében, ha a számlákat csak bruttó árakkal kívánja nyilvántartani, akkor lehetoség van erre, dupla kattintással.

 

Ha bruttó egységárat adunk meg, akkor a program automatikusan kiszámolja annak nettó értékét, így azzal nem kell foglalkozni, ezzel a számlakiállítás bizonyos esetekben meggyorsítható.

Ahhoz hogy felhasználókat tudjunk felvinni és a Felhasználó gomb a Beállítások ablakon aktív legyen, itt engedélyezni kell. Dupla kattintással kattintsunk bele a mezobe:

 

Ahhoz hogy követni tudjuk a felhasználók által végzett számlázásokat, engedélyezni kell ezt a funkciót.

Dupla kattintással változtassuk "Igen"-re.

A számlázó program telepítésekor ez a mezo teljesen üres. Ahhoz, hogy a készlet nyilvántartó programból át tudjuk hozni a szállítólevelek adatait, (szállítólevelek számlázása) szükség van egy ODBC kapcsolatra, melyet a program telepítoje létrehoz. Az ODBC kapcsolatok megtalálhatók a Vezérlopult, Felügyeletei eszközök, ODBC adatforrások menüpontban a Rendszer DSN fülön.

Megjegyzés:

Ha több számlázó programot illetve készletnyilvántartó programot szeretne telepíteni ugyanarra a gépre, akkor megoldható amennyiben mindkét kapcsolatnak létrehoz külön ODBC kapcsolatot, ehhez érdemes az elsonek feltelepült Store nevut átnevezni valami másra és ezt beállítani a számlázó programban is.

Rendszer fül:

Az itt látható Store nevu kapcsolatot a Beállítás... gombra kattintva lehet megváltoztatni.

Következo lépés, a hozzá tartozó számlázó programban az ODBC kapcsolatot átállítani ugyanarra névre melyre megváltozattuk az eredeti nevét:

Gyakran előfordul, hogy egy számítógépet újratelepítenek, vagy valamilyen hiba folytán egy számítógép bizonyos adatai megsérülnek. Ezért érdemes bizonyos időközönként adatmentéseket végezni. Hasznos lehet

Menteni kívánt könyvtár: Itt kell megadni az az útvonalat, ahol a Data könyvtár található, melyben a program az adatokat tárolja.

A mentés típusánál megadható a mentés módja, melyet tömörítéssel, másolással vagy parancs fájl futtatással (bat) végezhetünk el. A gépre feltelepített tömöríto programokat automatikusan felismeri a program. Mint ahogy a jobb oldali listában látható.

Mentés helyeként megadhatunk Floppy meghajtót, tetszoleges könyvtárat.

Fontos: Ez a menüpont csak a számlázási adatok mentésére szolgál, amennyiben rendelkezik egyedi, saját szerkesztésű nyomtatási képpel, az erre vonatkozó adatokat is le kell menteni .

Adatvisszatöltést akkor tudjuk használni, ha a számítógép újra kellett telepíteni és a programot ugyanott szeretnénk használni mint az újratelepítésig. Ebben az esetben előbb a programot újra fel kell telepíteni.

(Amennyiben dobozos termék, akkor a cd segítségével. Ha internetről töltötte le a programot, akkor érdemes a letöltött telepítőt lementeni, hogy később bármikor újra lehessen telepíteni.)

 

Betöltés hova: itt kell megadni a - gombra kattintva a telepítés útvonalat, ahová a Lementett Data könyvtár tartalmát vissza szeretnénk tölteni.

 

A betöltés módját adhatjuk meg a betöltés típusát kiválasztva.

- Ha tömörített az állomány akkor a tömörítés típusát is ki kell választani. Lehetséges típusok: Rar, Winrar, Arj)

- Másolással is vissza lehet tölteni az adatokat. Ez egyszeru Windows vágólapmuvelet.

- Parancs Fileból

Betöltés honnan:

Floppy: Ha floppy segítségével szeretnénk adatokat visszatölteni, akkor azon csak a ODBCSTOREDATA könyvtárnak szabad lennie, különben az adatvisszatöltés nem sikerül.

A - gombra kattintva kiválaszthatjuk a mentett adatok helyét.

Adatsérülés elkerülése érdekében az adatokat érdemes karbantartani. Ha a program olyan hibaüzenetet küld mely a Hibakezelés menüpontban nem talált meg, akkor érdemes ezt a funkciót használni.

 

Partnerek karbantartására szolgál. Abban az esetbe, ha a partnerek között vannak olyanok melyek már elavultak, és nem szeretnénk, ha a számla kiállításakor a listában benne legyenek, akkor a listából ki kell keresni és a mellette lévő dobozból kiszedni a pipát.

Ezen a képernyőkön az öntanuló törzsek megjelenítési tulajdonságát állíthatjuk be. Ha bizonyos termékeket vagy szolgáltatásokat már nem akarunk kiszámlázni, akkor megoldható hogy új számla készítésekor a tételek listájában ne szerepeljen. Ezzel gyorsítva a keresését.

 

A törzsek karbantartása menüpont alatt a partnerek ill. a cikkek öntanuló állományainak aktualizálását végezhetjük el,azaz ha itt egy partnert vagy cikket kiveszünk a felajánlás közül akkor számlakészítéskor nem fog megjelenni a listában.

A felajánlási tételek megjelenítési tulajdonságát a megnevezés mellet található kapcsolómezővel módosíthatjuk és a mentéssel véglegesíthetjük beállításainkat.

Ezzel a funkcióval kiküszöbölhető a terjengős felajánló listák keletkezése így a számlázás egyszerűbbé és gyorsabbá válik, a cikk és partnertörzs karbantartása hasonló elven működik.

Amennyiben több felhasználó használja a programot, lehetőség van mindenkinek külön felhasználónevet létrehozni. A felhasználóknak külön jogosultságokat is adhatunk.

Lehetséges jogosultságok:

- Betekintő: Nem számlázhat, és a Rendszer Beállításokban sem tud megváltoztatni semmit.

- Adminisztrátor: Rendszerkarbantartást nem végezhet. Számlát állíthat ki és minden más funkció is használható.

- Rendszergazda: Korlátlan jogosultsága van a rendszer fölött.

 

Lehetőség van felhasználókhoz indító képernyőt beállítani így megkönnyítve a munkát. A program indításakor a beállított ablak indul el először. Lehetséges indító ablakok:

- nincs

- Számla felvitel

- Számlák listája

- Lekérdezések

 

Ahhoz hogy egy felhasználót regisztráljuk szükséges megadni a jelszót (jelszó ill. jelszó még egyszer) mezőben.

Végül ne felejtsünk az Alkalmaz gombra kattintani. Ha a Mégsem gombra kattintunk akkor a beállítások elvesznek. A Már létező felhasználókat a Rendszergazdai jogosultsággal rendelkezők Törölhetik illetve Módosíthatják.

 

Naplózás funkció arra jó, hogy a számlák készítése nyomon követhető. Ha beírjuk a Számlaszám mezőbe a kérdéses számlát, akkor az Eseménynapló részben megjelenik, hogy ki készítette a számlát. Így könnyen követhető a felhasználók aktivitása. Ahhoz hogy ez az ablak működjön, ahhoz a Rendszer menüpont Beállítások/Rendszer beállításaiban beállítjuk hogy a Naplózást engedélyezzük. Valamint azt is tudni kell, hogy a naplózásnak akkor van értelme, ha több felhasználó használja a programot, többen állítanak ki számlát. Ehhez előbb felhasználókat kell felvenni. >>Felhasználók felvitele

 

Több felhasználó esetén, ha nem akarunk kilépni a programból, akkor át lehet jelentkezni más felhasználónévvel. A megjelenő ablakban adjuk meg a felhasználónevet és a hozzá tartozó jelszót, majd kattintsunk a Belépés gombra.

Fontos: Alapértelmezett felhasználó a Rendszergazda és a hozzá tartozó jelszó: Dolphin

Ezt megváltoztathatjuk, de érdemes ezt így hagyni, a Felhasználói jogosultságokat csak Rendszergazdai jogosultsággal tudjuk megváltoztatni. Azonban ha nem tudunk belépni, onnantól kezdve nem tudunk módosítani. Ez a felhasználó a programból nem törölhető.

Az itt beállított nyomtatóra nyomtatódnak ki a számlák és a lekérdezett listák. A program az alapértelmezett nyomtatóra nyomtat, mely a Windows operációs rendszerben be van állítva. Ha ettől eltérő nyomtatóra szeretne nyomtatni, úgy itt kell megváltoztatni a nyomtatót.

Fontos! Figyeljünk arra, hogy a nyomtatás minősége ne legyen átállítva vázlatra.

A program bezárására szolgál. Ajánlott minden ablakot becsukni mielőtt kikapcsolnánk a programot. Számla készítése közben ez a gomb inaktív, így még csak véletlenül sem fordulhat elő, hogy a programot a felhasználó véletlenül vagy szándékosan bezárja.

Ha rákattint a gombra, akkor a következő ablak jelenik meg az alábbi biztonsági kérdéssel:

1. Adjuk meg a Partner adatait. (Partner neve, Címe: város, utca, házszám, irányítószám), amennyiben a már állítottunk ki a partnernek számlát, úgy már szerepel az adatbázisban, így ha jobb egérgombbal belekattintunk az ablakba, akkor felajánlja a partnerek listáját. Vagy kattintsunk a partnerválasztó gombra:

 

2. Az Email mezőbe beírhatjuk a partner e-mail címét és akár e-mailt is írhatunk neki. (Nem a számlát küldjük el, csupán csak levél írása lehetséges, vagy csatolhatunk állományt is.)

 

3. Fizetés módját kötelező megadni. Amennyiben a Rendszer menüpontban beállítottunk alapértelmezett fizetési módot, úgy minden egyes új számlánál felajánlja de ezt bármikor megváltoztathatjuk és egyedi fizetési módot is létrehozhatunk, melyet a program megjegyez és bármikor újra felhasználhatjuk és beállíthatjuk alapértelmezett fizetési módnak is.

pl. Tehát, ha egyedi fizetési módot szeretnénk beállítani alapértelmezettnek, akkor előbb létre kell hozni vele egy számlát, ezután már kiválaszthatjuk a Rendszer menüpontban.

4. Amennyiben van Készletkezelő programunk és a két program közötti kapcsolat jól be van állítva, akkor ez a mező aktív és a készletező programban készült szállítólevélből készíthetünk számlát.

5. A következő lépés, hogy megadjuk a teljesítés dátumát, számla keltét, fizetési határidőt. (Ha valamiért számvitelileg nem helyes dátumot ad meg, akkor a program figyelmeztet, ha a hiba súlyos, akkor nem engedi kiállítani az aktuális számlát.)

6. Ha devizás számlát szeretnénk kiállítani, mielőtt beírnánk a tételek nevét vagy kiválasztanánk a listából, ki kell választani a képernyő legalján a devizanemet. A tétel kiválasztása után a mező inaktív, így ha nem választottuk ki időben, akkor elölről kell kezdeni a számla kitöltését.

 

Devizás számla készítésekor meg kell adnunk az árfolyamot, hogy a program pontosan ki tudja számolni a számla értékét.

7. A tétel megnevezéséhez írjuk be a termék vagy szolgáltatás nevét esetleg VTSZ vagy SZJ számát. Vagy kattintsunk a mezőbe jobb egérgombbal és válasszuk ki a tételt. A megjelenő listában való keresés úgy lehetséges, hogy a billentyűn megadjuk az első (néhány) karaktert, mire a kurzor az első olyan kezdetű tétel nevére ugrik mely a beütött karakter(ekkel) kezdődik.

8. Ha van beállítva alapértelmezett ÁFA kulcs, akkor az látható az ÁFA kulcs mezőben. Ezen ha szeretnénk, akkor változtathatunk.

9. A mennyiség mezőbe adjuk meg a mennyiséget.

10. Az egység mezőbe a mennyiségi egységet írjuk be, mely akár egyedi is lehet.

11. Egységár mezőbe az egységárat-. Bruttó egységárra átállítva a bruttó értékek szerepelnek, így nem kell kiszámolni a nettó értéket. >> Bruttó egységár rögzítése

12. Megjegyzés mezőbe bármit be lehet írni, melyet fontosnak tart, de nem kötelező szerepeltetni a számlán.

13. Fizetve: Ha az adott számlát kifizették, akkor egy pipát kell elhelyezni. Megadható a fizetettség dátuma. Mely alapértelmezetten az aktuális nap dátuma.

14. Megadható késedelmi kamat. Ha van alapértelmezett, akkor az jelenik meg.

15. Nyomtatási kép: Rákattintva megnézhetjük, hogyan fog kinézni a számla, ha kinyomtatjuk. Ha devizás számlát állítottunk ki, akkor a devizás nyomtatási képet fogja mutatni.

16. A számla sorszáma nem módisítható.

A számla mentéséhez nyomjuk meg az OK gombot. Ha nem szeretnénk elmenteni kattintsunk a Mégsem gombra.

Stornó számla

• Ha a teljesítés meghiúsul

• Számítógéppel, illetve elektronikus úton előállított számla lezárását követően észlelt hiba,

• Számítógéppel, illetve elektronikus úton előállított számlát műszaki hiba miatt újra elő kell állítani

Megjelenése:

• A számla sorszáma

• A stornírozandó (eredeti) számla sorszáma,

• A számla kibocsátójának neve, címe, adószáma

• Vevő neve és címe, adómentes Közösségen belüli levonási jogú termékértékesítés esetén és ha az adó fizetésére a vevő kötelezett, annak adószáma,

• A számla kibocsátásának kelte,

• A stornírozandó (eredeti) számla összesített adóalapja, adóösszege, adóval növelt ellenértéke negatív előjellel

 

Mi van abban az esetben, ha a számla rossz dátummal lett kitöltve és lesztornóztuk?

- Ebben az esetben a következő számla kiállítása lehetséges a sztornózott számlán szereplő dátum előtti időponttal. Az utolsó normál számla dátumát veszi figyelembe a program, így a számlák folyamatossága biztosított, de megszűnt az a hibalehetőség, hogy csak a rontott számla dátuma utáni időponttal készíthető a következő számla.

Helyesbíto számla

 

• A felszámított adó összegét vagy annak alapját szükséges módosítani,

• Illetve az adót utólag kívánják felszámítani és áthárítani

• A helyesbítést a helyesbíto számla kibocsátásának napját tartalmazó adó megállapítási idoszakban kell figyelembe venni

• Önellenorzési kötelezettség csak adóalap növekedésesetén van

Megjelenése:

• Helyesbítés tényére utaló jelzés

• Eredeti számla azonosításához szükséges adatok

• Az eredeti, a módosított tételeket és a különbözetet

Előleg

 

• Ha a termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás teljesítését megelőzően az ellenértékbe beszámítható pénzösszeget fizetnek,

• A pénzösszeg átvételének, jóváírásának napját teljesítési időpontnak kell tekinteni

 

Az Áfa törvény. 17. § szerinti előlegfizetés esetén számlát vagy készpénzfizetés esetén kérésre, a kibocsátó döntésétől függően egyszerűsített számlát vagy számlát kell kibocsátani. A törvény szövege elvileg megengedi azt, hogy készpénz előleg esetében amennyiben nem kérnek számlát, úgy nyugtát adjon a kibocsátó, de a gyakorlatban elképzelhetetlen, mivel a nyugta nem alkalmas az előleg könyvviteli elszámolására.

Az előlegről kiállított számlában a gazdasági eseményre szövegesen is utalni kell. (Áfa tv. 43. § (4) bek.)

Továbbra is csak az átvett (jóváírt) összeg tekintendő előlegnek, tehát számlát a pénz átvételét (jóváírását) követően lehet kiállítani. (Áfa tv. 17. §) (Nincs olyan „előlegszámla”, amelyet a megállapodás szerinti előleg összegéről, az átvételt megelőzően állítanak ki.)

 

Előleg számla készítésére nincs külön funkció. Ebben az esetben ajánlott normál számlát kiállítani.

 

Ha a vevő ki akarja fizetni a teljes vételárat, akkor szintén egy újabb normál számlát kell kiállítani, melyen felvisszük az előleg számla tételét mínusszal, majd felvisszük a tételt az eredeti értékkel. A program kiszámolja a különbözetet.

Ha jóváíró számlát szeretnénk kiállítani akkor arra külön menüpont nem található. Ebben az esetben normál számlát kell kiállítani, mínuszos értékkel.

 

Elkészített számlák listája

Az eddig elkészített számlákat ebben a menüpontban tudjuk kilistázni. Különböző szűrési feltételeket állíthatunk be, úgy hogy az oszlop tetején szereplő kifejezésre kattintunk. Egyszeri kattintással növekvő sorrendbe rakja, ha még egyszer rákattintunk, akkor fordított sorrendbe teszi a számlákat. Ezekből a listákból nyomtatás is készíthető. A következő ikonra kattintva, mely a jobb felső sarokban található a cég neve mellett:

Szűrési feltételek a lista alapján:

- Számlázott évek: ahány éve vezetjük a számlázást, mindegyik év összes számlája megjeleníthető évekre lebontva.

- Nyomtatottság: lekérdezhetjük a nyomtatott számlákat és a nem nyomtatottakat külön-külön.

- Fizetettség állapota: kiválaszthatjuk a fizetetlen és lejárt számlákat, a fizetett számlákat, az összes fizetetlen számlát.

- Számla státusza szerint lehet normál, sztornó, helyesbítő, devizás számla.

- Partnerek: Ha ezt lenyitjuk, akkor az összes partnert felsorolja és ha kiválasztunk egy partnert, akkor az összes hozzá tartozó számlát leszűri nekünk.

- Termékek: Ugyanúgy mint a partnereknél, termékek alapján tudunk számlák listáját lekérdezni.

Figyelem: a szűkítési feltételek közül egyszerre csak egyet választhatunk. Ha bővebb lekérdezést, listát szeretnénk nyomtatni, vagy akár excel táblába menteni akkor azt az Összesítés menüpontból tehetjük meg.

A számlákkal különböző műveleteket hajthatunk végre. Ezek a funkciók a számlák listája alatt található. Ezek a funkciók elérhetők úgy is hogy a kívánt számlára rákattintunk jobb egérgombbal.

 

A számlák listájában ha ráállunk az oszlopok fejlécére, akkor egy fekete nyíl jeleneik meg. Ha itt kattintunk akkor rendeződik le a lista.

 

A programban nyilvántartott, felvitt számlákról készíthetőek lekérdezések, összesítések.

Ezek készülhetnek nyomtatóra, képernyőre vagy Excel formátumú adatállományba.

Lehetőség van többféle sorrend, illetve megjelenítési módra, valamint szűkítésekre is.

 

Az itt megtalálható funkciók:

 

Lekérdezési szempontok

Számla adatainak szűkítése

Számla tételeinek szűkítése

 

Lekérdezési szempontok

 

Lekérdezési listák

Számlák szerint

Tételesen

Csak összesítve

Számlák szerint: a számlák jelennek meg az összesítésben, maguk a számlatételek nem.

Tételes: a számlatételek is megjelennek az összesítésben.

 

Csak összesítve: a vég-összesen, illetve a csoport-összesen adatok fognak megjelenni.

 

Csoportosítási szempontok

 

Beállítható, hogy milyen csoportosítás szerint jelenjen meg a lista.

Egyszerre csak egy választható.

Nincsen

Partnerek szerint

Fizetési határidő szerint

Heti bontásban

Havi bontásban

 

Csoporton belüli rendezettség

 

Beállítható, hogy az adott csoportosításon belül a lista elemei milyen sorrendben szerepeljenek, valamint az, hogy növekvő vagy csökkenő legyen a sorrend.

Nincsen

Számlaszám szerint

Partner szerint

Összeg szerint

Fizetési határidő szerint

Mennyiség

Rendezettség

 

Számla adatainak szűkítése

 

A listában megjelenő számlák szűkíthetőek.

Csak azon mezők kitöltése szükséges, melyre szűkíteni akar.

A beállított szempontok egymással és kapcsolatban vannak.

 

A listában láthatóak olyan feltételek, melyek valamilyen intervallum vonatkoznak (pl.: számla dátuma).

Ilyen esetben sem szükséges mindkét mező kitöltése, abban az esetben, ha például egy időpontnál későbbi számlákra kíváncsi, elegendő a időszak kezdetét beállítania.

 

Számla tételeinek szűkítése

 

Hasonlóan működik, mint a számlák szűkítése, csak itt a tételadatok alapján lehet a szűkítési feltételeket beállítani.

 

Az “Alapállapot” gomb segítségével a beállított feltételeket az eredeti állapotra állítja vissza és nullázza a szűkítő mezők tartalmát.

 

Használatbavétel, aktivizálás és regisztráció

3.1-es verzió esetén (mely internetről lett letöltve) a következő módon lehet a programot legalizálni: A weblapunkon leadott rendelését követően e-mailben visszaigazoljuk Önnek a rendelést és elküldjük a használatbavételi kódot, mellyel 14 napig tudja teljes funkcionalitással a számlázó szoftvert használni. Ez idő alatt Ön kézhez kapja postai utánvétellel küldeményét, melyet kiegyenlítve élesítheti a programot. A postai küldemény tartalmazza a szoftver élesítéséhez szükséges kódot (a kód megadása után a szoftver a használati idő korlátozása nélkül használható), a vásárlás számláját és az adóhatóság részére szükséges megfelelőségi nyilatkozatot.

Korábbi verzió esetén, mely nem internetről lett letöltve, a szoftver dobozában mellékelt regisztrációs számot kell megadni a Regisztrációs szám mezőkbe.

Használatba vételi kód: Ha a használatbavételi kódot beírta, akkor a cég adatokba megjelenik a cég neve. Ez után a programot teljes funkcionalitásában használható 14 napig. A határidő letelte után a program demo módban indul, és nem enged több éles számlát kiállítani.

Aktivizációs kód: Postán utánvétellel elküldött kóddal lehet véglegesen élesíteni a programot. A kód beírását követően teljes funkcionalitással korlátozás nélkül lehet használni.

Fontos:

A Cég neve mezőbe pontosan kell megadni a cég nevét, mivel az később nem módosítható. Internetes megrendelés esetén csak azt a nevet írhatja be, mellyel megrendelte. Akár a legkisebb elírás is hibaforrás lehet.

Figyelem! A program regisztrálása illetve használatba vétele és aktiválása nem itt hanem a Súgó/Használatbavétel és aktivizálás menüpontban történik!

 

Futtatókörnyezet telepítése

1. Hiba a leggyakrabban csak abból adódik, hogy a program futásához nincs telepítve a megfelelő futtatókörnyezet . Ez abból adódhat, hogy a számítógép újra lett telepítve.

 

Ez akkor fordulhat elő, ha ezt a hibaüzenetet kapja:

 

Le kell tölteni a VFP8RunTime.exe-t. Amennyiben a számítógépen Windows XP operációs rendszer fut, a VFPODBC.msi letöltése és telepítése is szükséges.

Abban az esetben, ha ezt a hibaüzenetet kapja:

 

2. Akkor a Számlázó (Számlázó Program) és Készlet program is telepítve van. A hibaüzenet abból adódhat, hogy a két program között nincs megfelelőadatkapcsolat létrehozva.

Le kell ellenőrizni hogy a Vezérlőpult/ Felügyeleti eszközök/ODBC adatforrások alatt a Felhasználói DSN fülön megtalálható-e a program működéséhez szükséges ODBC kapcsolat. A Felhasználói adatforrás neve: Store.

 

A Beállítás... gombra kattintva leellenőrizhetjük, hogy a Data Source Name: "Store". (A Description mezőtartalmát nem kötelezőmegadni.) Az elérési útvonalat (Path) a Browse gombra kattintva lehet beállítani. A program alapértelmezetten a Program files-ba települ.

Hogy biztosak legyünk abban, hogy hol található az alábbi módon rá lehet keresni a helyére; Az Asztalon jobb egérgombbal rákattint a Számlázó Program 3.x ikonjára, legalul kiválasztja a Tulajdonságok menüpontot, a megjelenőablakban rákattint a Cél keresése gombra. Itt le lehet ellenőrizni a szamlazo.exe elérési útvonalát.

 

A Számlázó Program számlázó program Rendszer/Beállítások/Rendszer beállítás menüpontban le kell ellenőrizni, hogy be van-e állítva a Store odbc adatforrás:

A programon belül is leellenőrizhető>> , hogy jól van-e megadva az adatkapcsolat neve. Az ODBC beállításoknál a következők lehetségesek:

- helytelen

- helyes beállítás

 

Adatok áttöltése

Adatok áttöltésére szolgáló menüpont a Rendszer/Beállítások/Adatkarbantartás menüpontban található. Ezen kívül a program feltelepítése után egyszerűen felmásolhatjuk a mentett adatok közül a megfelelő könyvtár(aka)t, a megfelelő helyre. Az adatokat tartalmazó könyvtár neve: Data. Ezzel kell felülírni a frissen feltelepített Data könyvtárat.

Nyomtatási képek

 

A nyomtatási képek lementése: programon belüli mentésre nincs lehetőség, ezért fontos a teljes Számlázó Program3.x könyvtár lementése. A visszamásolandó könyvtár neve: Reports. Ebben találhatók a listavarázsló nyomtatási képei és a devizás illetve a forintos számlák számlaképei is. (Ha van logo beillesztve, akkor az is.)

 

A rendszer már fut egy példányban

 

Ha az alábbiak közül valamelyik hibaüzenetet kapja valószínuleg a programot már elindította és fut már egy példányban. Ilyenkor le kell ellenorizni, hogy valóban elindítottuk-e már egyszer.

 

Ilyen vagy ehhez hasonló hibaüzenet a program használata közben jöhet elo. Ekkor is fut már egy példányban a program. Ennek a hibának a kezelésére szóljon a Rendszergazdának!

A feladatkezeloben (Ctrl+Alt+Del) a folyamatok között meg kell keresni a szamlazo.exe-t és le kell állítani. Ajánlott a programból kilépni (az összes elindított ablakból) és újra elindítani egy példányban.

"..számla kiállítása közben sajnos a számla keltét véletlenül átállítottam 2005.02.10-re, ezért a program nem enged tizedikénél korábbi keltezési dátumú számlát kiállítani. Ma 2005.02.01. van."

A számviteli szabályoknak megfeleloen, a program nem enged korábbi dátumra kiállítani számlát ha, már egy késobbi dátumra lett kiállítva egy.

Mivel a számla nem helyes, sztornózni kell. >>További felmerülo probléma

A Számlázó Program 3.11-es verziójában már megoldott a probléma. A rontott számlát lesztornózva a következo számlát ki tudjuk állítani korábbi dátummal, mivel az utolsó normál számla dátumát veszi figyelembe a program.

A korábbi program verziók esetén keressék munkatársainkat .

 

A szoftver frissítését megrendelheti tolünk e-mailben, vagy telefonon .

 

Adatsérülés, számlák elvesztése

Elofordulhat hogy adatsérülés történik, és az adatmentés óta történtek számla rögzítések, akkor azokat a számlákat utólag kell felvinni, viszont mivel ezek a számlák már ki voltak nyomatva, valamennyi példányban, ezért lehetoség van 0 példányszámos nyomatásra. Így nem keletkeznek fölösleges számlák. Fontos figyelni arra, hogy az további számlák kiállításánál ne hagyjuk véletlenül sem 0 példányszámon. Adatmentéseket mindig érdemes bizonyos idoközönként végezni.

„A számla teljesítés éve nem megfelelő" hibaüzenet

 

Tavalyi évben (pl. 2004.) készített számlát kellett volna számlázási hiba miatt sztornózni és újraszámlázni, akkor nem lehet idei dátummal (2005.) tavalyi Teljesítési határidőt megadni. Ennek a problémának a megoldására szükség van a program frissítésének letöltésére.

Ez csak a Számlázó Program 3.0-ás szoftverek vagy annál korábbi program verziók esetén fordulhat elő.

Nyomtatási kép szerkesztésbol származó hibák

Nyomtatási kép szerkesztésbol származó hibák. Ha mindenképp nyomtatási kép szerkesztésbe fogunk, legyünk óvatosak, mivel nem minden elem szerkesztheto (fizikailag lehet, de ha letörlünk vagy módisítunk bizonyos mezoket, akkor késobb a nyomtatási kép megtekintésekor vagy nyomtatáskor különbözo hibaüzeneteket kaphatunk.

Nyomtatási kép a Report szerkeszto programmal:

A következo típusú mezoket nem szabad módosítani:

 

Ezek a mezok téglalapban szerepelnek mivel adatbázisból táplálkoznak, és ha módosítunk rajtuk súlyosan károsíthatjuk a nyomtatási képet, és nem leszünk képesek számlát nyomtatni.

Excel tábla használata, a programból kinyerhető egyéb adatok

 

Amennyiben olyan adatokat szeretnénk kinyerni a számlázó programból, ami egy egyszerű lekérdezéssel nem oldható meg. Lehetőség van excel táblába lekérni azokat az adatokat amikkel dolgozni szeretnénk. Ezek olyan adatok lehetnek, melyeket a program használata során megadtunk valahol, de lekérdezéssel nem lehet kinyerni;

Fizetettség dátumának kinyerése a programból (késedelmi kamat kiszámításához)

1. Először is szükségünk van egy odbc kapcsolatra az excel és a számlázó program között. ODBC kapcsolat létrehozása: Lépjünk ki a számlázó programból(!), és nyissuk meg a Vezérlőpult/Felügyeleti eszközök/ODBC adatforrásokat.

2. Kattintsunk a Hozzáadás... gombra.

3. Válasszuk ki a Microsoft Visual FoxPro Driver illesztő programot, és kattintsunk a Befejezés gombra.

 

4. A megjelenő ablakban a Data Source Name mezőbe írjuk be a kapcsolat nevét, (pl.: szamlazo) és kattintsunk a Browse... gombra .

 

5. A megjelenő ablakban keressük meg a Számlázó Program helyét a számítógépen, mely alapértelmezetten: C:\\ ProgramFiles\Számlázó Program3.0\data könyvtárban található. Kattintsunk rá, majd a Megnyitás gombra.

6. Ezek után visszatérünk az új odbc kapcsolat ablakához, ahol, ha már minden adatot megadtunk kattintsunk az OK gombra.

 

Ezzel létrehoztuk a kapcsolatot, mely segítségével kinyerhetjük az adatokat a számlázó programból. A többi beállítást az excel programban kell végrehajtani.

7. Nyissuk meg az Excel táblázatkezelő programot, és az Adatok fülön válasszuk a Külső adatok importálása / Adatok beolvasása menüpontot. A megjelenő ablakban válasszuk a +Csatlakozás új adatforráshoz.odc-t, és kattintsunk a Megnyitás gombra.

 

8. A következő ablakban válasszuk az ODBC adatforrásnév (DSN)- t és kattintsunk a Tovább gombra.

 

9. Az odbc kapcsolatok közül válasszuk ki a létrehozott számlázós kapcsolatot (szamlazo), majd kattintsunk a Tovább gombra.

 

10. A következő ablakban válasszuk ki az invoiceheader adatbázistáblát, majd kattintsunk a Tovább gombra.

 

11. A következő ablakban megadható a kapcsolatnak nevet adhatunk, de akár az alapértelmezetten is hagyhatjuk. Kattintsunk a Befejezés gombra.

 

12. Végül megadhatjuk hogy az excel táblában hova szúrjuk be az adatokat. Kattintsunk a OK gombra.

 

Végeredményképpen a egy szerkeszthető táblázatot kapunk. Melyben a meglévő adatok alapján akár késedelmi kamatot is számolhatunk.

Megjegyzés: azoknak a számláknak amik nincsenek kiegyenlítve, 1900.01.01 fizetési dátumot hozza.

Későbbiekben nem kell újabb táblázatokat létrehozni, hanem elég a piros felkiáltójelre kattintani. Ezzel bekerülnek a táblázatba az új számlák is, és az is ha valamelyik számlát kiegyenlítették.

 

 

Számlázó program súgó

 

Vissza a főoldalra

 

.